Учет расчетов по подотчетным суммам. Учет подотчетных сумм. Расчет налога на прибыль

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие командировочные, административно-хозяйственные и прочие расходы. Список лиц, имеющих право получить деньги в подотчет утверждается руководителем предприятия.

При выдаче денежных средств организация обязана:

• 1. определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается
• 2. получит от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3х рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства
• 3. выдавать денежные средства работнику в подотчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам
• 4. запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Командировочные расходы объективно существуют практически в каждой организации, не редко они составляют значительные суммы и внимательно проверяются работниками контролирующих органов, так как влияют на исчисление таких налогов, как налог на прибыль, НДС, ЕСН.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места работы (ст.166 ТК РФ).

Время командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, для служебных командировок по России.

Расходы по командировке складываются из суточных, расходов по найму жилого помещения и фактических затрат, связанных с командировкой, документально подтвержденных.

Суточные - это компенсация работнику за то, что он находится вне места постоянного проживания. Они рассчитываются по нормам, установленным законодательством (от 100-до 700 рублей в сутки). День выезда, как и день приезда, считаются за полные дни.

Время нахождения в пункте назначения определяют по отметкам в командировочном удостоверении, которые должны соотноситься с датами проставленными в проездных билетах.

В командировках, при которых работник имеет возможность возвращаться ежедневно к постоянному месту жительства, суточные не начисляются.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику по оплаченным

счетам гостиницы со дня прибытия в пункт назначения по день выезда. Данные расходы принимаются к учету в полном объеме в размере документально подтвержденных фактических затрат.

При использовании для проезда к месту командировки и обратно личного транспорта существует возможность возместить работнику суммы затраченные на ГСМ. При этом с работником необходимо заключить договор об использовании личного транспорта в служебных целях.

Приказом руководителя могут быть установлены повышенные нормы суточных, оплачиваться дополнительные услуги, оказанные командированному работнику. В этом случае указанные расходы включаются в совокупный годовой доход работника и облагаются налогом на доходы физических лиц.

При направлении работников в командировки должны использоваться унифицированные формы документов, которые обязаны заполнять юридические лица всех форм собственности:

• 1. приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
• 2. приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
• 3. командировочное удостоверение
• 4. служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Лица, получившие наличные деньги в подотчет, согласно "Порядку ведения кассовых операций в РФ" утвержденному решение ЦБ РФ от 22.09.1993 г. №40 обязаны отчитаться по ним не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги. С этой целью ими составляются авансовые отчеты на основе оправдательных документов и представляются в бухгалтерию. Товарные чеки, приложенные к отчету, должны быть погашены штампом или подписью от руки "Оплачено". Остатки или перерасход по отчету вносятся в кассу (выдаются из кассы) по кассовому ордеру, о чем в авансовом отчете делается соответствующая запись.

Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты и приложенные к ним документы по форме и по существу (см. приложение 10). После проверки отчета и определения суммы он утверждается руководителем предприятия, то есть делается разноска сумм по бухгалтерским счетам и в главном-ордере №7 (см. приложение 11).

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы (см. приложение 12). Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив предприятия, где он хранится 5 лет.

После утверждения авансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские записи списании подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Производится подсчет сумм, на оборотной стороне формы авансового отчета указывает суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте. Если расходы произведены в валюте, то, кроме суммы в рублях, указывается и сумма в валюте.

На лицевой стороне авансового отчета расположена таблица “Бухгалтерская запись", в которой бухгалтер записывает проводки.

В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета командировочные расходы в зависимости от их назначения можно списывать за счет следующих средств организации:

• 1) затрат на производство и продажу оказываемых услуг (продукции, работ), если они были связаны с текущей деятельностью организации;
• 2) первоначальной стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением;
• 3) капитальных вложений при условии, что они связаны с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством;
• 4) расходов будущих периодов с последующим равномерным списанием на счета учета затрат, если командировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т.п.;
• 5) целевых источников финансирования;
• 6) прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, и др.

В нижней части лицевой стороны бланка помещена отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а так же сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

Суммы сверхнормативных расходов в бухгалтерском учете желательно выделить в тексте отчета. Это облегчит бухгалтеру расчет налога на прибыль в соответствии с требованиями ПБУ 18/02.

Суммы, указанные в отчете работником и принятые к бухгалтерскому учету могут расходиться. Например, руководитель может решить, что нецелесообразно возмещать командированному лицу стоимость приобретенных канцелярских товаров, медикаментов, туалетных принадлежностей в месте командировки. Поэтому суммы по отчету, отраженные работником, будут больше, чем принятые бухгалтером в качестве затрат после резолюции руководителя. Разница будет внесена наличными работником в кассу либо удержана из его заработной платы (см. приложение 13).

Регистром для учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит главный-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет и имеющий линейную форму записи. Это означает, что каждой выданной в подотчет сумме отводится в главном-ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдаче в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасходов, записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

• 50/52 - получено в кассу со специального транзитного счета.
• 71/50 - выдана в подотчет иностранная валюта на командировку.
• 08,10,25,26/71 - представлен авансовый отчет.
• 91-2/71 - отражена отрицательная курсовая разница.
• 71/91-1 - отражена положительная курсовая валюта.
• 50/71 - сдан остаток неиспользованный подотчетной суммы.
• 71/50 - из кассы выдана подотчетная сумма (выдан перерасход по авансовому отчету).
• 71/51 - перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица.
• 07,08,10,41/71 - приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм.
• 20,25,26/71 - списаны подотчетные суммы использованные на производственные цели.
• 19/71 - отражен НДС по приобретенным материальным ценностям, выполненным работам и услугам.
• 50/71 - в кассу внесена неиспользованная подотчетная сумма.
• 70/68 - удержан налог на доходы физ. лиц с суммы сверхнормативных суточных.
• 91-2/71 - командировочные расходы списаны на финансовые результаты.

Индивидуальное задание

Баланс означает равновесие, уравновешивание или количественное выражение отношений между сторонами какой-либо деятельности.

Балансовое обобщение информации широко применяется в учёте, анализе финансово-хозяйственной деятельности, для обоснования и принятия соответствующих управленческих решений, ориентации предприятий, организаций в рыночной экономике.

В балансе хозяйственные средства представлены, с одной стороны, по их видам, составу и функциональной роли в процессе воспроизводства совокупного общественного продукта, а с другой - по источникам их формирования и целевому назначению. Состояние хозяйственных средств и их источников показывается на определенный момент, как правило, на первое число отчетного периода в стоимостном выражении. Принимая во внимание, что их группировка и обобщение в балансе приводится и на начало года, можно утверждать, что состояние показателей приведено не только в статике, но и в динамике.

Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды и расходы, связанные с командировками своих сотрудников. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, 3 дня определяется руководителем организации в приказе об учетной политике

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами” (А-П). Аналитический учет по счету ведется по каждому подотчетному лицу. После выдачи денег работнику, бухгалтер составит проводку:

Дебет 71 – выданы деньги под отчет

Кредит 50 (51)

Списание израсходованных подотчетных сумм производится на основании утвержденного авансового отчета и отражается по кредиту счета 71.

СПИСАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ

СПИСАНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

Если у работника остался неизрасходованный остаток аванса , то в течение 3-х дней, отведенных для составления авансового отчета, он должен быть возвращен в кассу по приходному кассовому ордеру. В бухгалтерском учете такая операция оформляется проводкой:

Д 50 – возвращен в кассу остаток аванса от подотчетного лица

Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на сумму большую, чем выданный аванс, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации на основании утвержденного авансового отчета. Эта операция оформляется проводкой:

Д 71 – возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму выданного аванса

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то в течение месяца (срок исковой давности) по распоряжению руководителя предприятия она должна быть удержана из заработной платы работника. Данная операция оформляется проводками:

Д 94 – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма

Д 70 – удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма

Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В то случае должна быть исчислена материальная выгода от использования заемных средств. Если же долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму нужно включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы физических лиц.

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.

ведется на счете 73 “Расчеты с персоналом по прочим операцияфм” (А − П). К счету могут быть открыты субсчета: 73-1 “Расчеты по предоставленным займам”;

73-2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”;

73-3 “Расчеты за товары, предоставленные в кредит”;

73-4 “Расчеты по страхованию” и др.

Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между орга­низацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командиро­вочных и других расходов.

Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работ­нику организации, напомним, возможна только при условии пол­ного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не раз­решается передача подотчетных сумм одним работником другому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Орга­низации, имеющие постоянную денежную выручку за реализован­ные товары, имеют право использовать наличные денежные средст­ва на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установ­ленных кредитной организацией.

Учет таких расчетов ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетны­ми лицами». Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны остатки как неиспользо­ванных подотчетных сумм, так и не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.

Бухгалтерский учет

Сумма денежных средств, выданная работникам организации под отчет, отражается бухгалтерской записью:

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках».

Целевое расходование этих денежных средств оформляется авансовым отчетом - сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагае­мых к нему документов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтвер­ждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материаль­ных ценностей у физических лиц и др.

Следует отметить, что только надлежаще оформленный авансо­вый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в кото­ром данные операции имели место, т.е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.

Кроме учетного аспекта проверки авансовых отчетов по сущест­ву произведенных подотчетными лицами расходов, организация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из дей­ствующих норм налогового законодательства. Ограничения в расче­тах наличными денежными средствами между юридическими лицами применимы к аналогичным расчетам, осуществляемым через подот­четных лиц. Иными словами, нарушением действующего порядка на­личного денежного обращения считаются факты прямого взноса де­нежных средств, полученных под отчет работником одной организа­ции, на расчетный счет другой организации-контрагента. В таких случаях к организации-нарушителю применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.

Более того, организации, принимая авансовые отчеты от подот­четных лиц, должны фиксировать срок их представления, посколь­ку их необходимо представить в бухгалтерию не позднее трех рабо­чих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Необходимость сведений о сроках представления авансовых отчетов объясняется действующим поряд­ком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход

физических лиц. Материальная выгода от использования работни­ком денежных средств организации может быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрасходованных подотчетных сумм или необоснованного их получения. При этом для целей налогообло­жения следует определить, сколько дней подотчетные суммы исполь­зовались не по назначению. Для этого сопоставляются установлен­ная и фактическая даты отчета о расходовании подотчетных сумм. Выявленная материальная выгода рассматривается как доход работ­ника организации, который облагается налогом на доходы физиче­ских лиц в размере 13%. В состав дохода включается также превы­шение размера суточных против установленных норм и оплата рас­ходов, не соответствующих характеру производственного задания.

Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмеще­ния. Нормативными актами регламентируется состав командиро­вочных расходов, компенсируемых организацией. Так, в составе та­ких расходов предусматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и об­ратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.

Командировочные расходы, связанные с производственной дея­тельностью, считаются признанными расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходимы сведения об оплате командировочных расходов, превышающих установленные нормы, с целью последую­щей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на сче­тах учета затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утвержден­ных норм» и «Затраты сверх установленных норм».

Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на ос­новании приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

дебет счета 50 «Касса»,

кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отра­жается бухгалтерской записью:

Бухгалтерский учет

дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При удержании из заработной платы полученной ранее подот­четной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый от­чет, производится запись:

дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При условии невозможности взыскания остатка неизрасходо­ванных подотчетных сумм из заработной платы - запись:

дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации бухгал­терской записью:

дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»,

кредит счета 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материаль­ного ущерба».

Использование подотчетных сумм в бухгалтерском учете отража­ется по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборот­ные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение ма­териальных ценностей», 41 «Товары» и др.

Аналитический учет расчетов с подопечными лицами ведется по каждому подотчетному лицу с отражением суммы образования за­долженности по полученному из кассы организации авансу, а также суммы списания данной задолженности по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или ма­териально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм.

12.7. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

Кроме расчетов по оплате труда с депонентами и подотчетны­ми лицами, с работниками предприятия могут быть и другие виды расчетов. Наиболее часто возникают расчеты в связи с покупкой

Глава XII. Учет расчетных операций

товаров в кредит, получением ссуд на индивидуальное жилищное и кооперативное строительство, обзаведение домашним хозяйством, по возмещению материального ущерба. Для их учета применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», к которому могут быть открыты субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам», 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отра­жаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищ­ное строительство, приобретение или строительство садовых доми­ков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хо­зяйством и др.). По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по про­чим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета». На сумму платежей, поступивших от работни­ка-заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчет­ные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимо­сти от принятого порядка платежа).

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущер­ба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач или хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а так­же по возмещению других видов ущерба.

В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с креди­та счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценно­сти), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др.

По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операци­ям» записи производятся в корреспонденции со счетами:

учета денежных средств - на суммы внесенных платежей;

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на суммы удержа­ний из сумм по оплате труда;

94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - на суммы спи­санных недостач при отказе во взыскании из-за необоснованности иска.

Бухгалтерский учет

На субсчете 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» учи­тывают расчеты с персоналом организации по приобретенным ими в кредит товарам.

Операция по оформлению кредита работнику отражается по дебету счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит» и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» или счета 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам».

Удержания из заработной платы работников в погашение задолженности по кредитам учитывают по дебету счета 70 «Расчеты с персо­налом по прочим операциям» и кредиту счета 73-3 «Расчеты за товары, проданные в кредит». При погашении задолженности по кредитам дебетуют счета 66 или 67 и кредитуют счет 51 «Расчетные счета».

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации

Каждое учреждение регулярно сталкивается с вопросом о проведении бухучета расчетов с подотчетными лицами. При этом некоторые правила расчетов периодически изменяются.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Поэтому возникает необходимость разобраться, что входит в обязанности бухгалтера, нужно ли заключать договор с подотчетным лицом и как быть, если подотчетное лицо приобрело материалы за свой счет.

Общие моменты

Субъекты хозяйственной деятельности часто сталкиваются с необходимостью оплаты товаров наличными деньгами.

В некоторых случаях это позволяет существенно сократить сроки исполнения обязательств по .

Расчеты наличными средствами предприятия также осуществляют через подотчетных лиц, например, при погашении задолженности перед бюджетом. Расчеты с подотчетными лицами относятся к категории кассовых операций.

Подобная практика присуща каждой организации. Выдача денег через кассу предприятия обычно происходит при выплате заработной платы или во время .

Наличные деньги являются достаточно привлекательным финансовым инструментом при проведении расчетов за товары или услуги.

Однако чтобы исключить злоупотребления правительство установило определенные ограничения для юридических лиц. Международная практика содержит похожие стандарты бухучета.

Порядок выдачи денег подотчетным работникам предусматривает следующее:

1. Наличие письменного распоряжения директора предприятия.
2. Список лиц, которые могут получать деньги.
3. Размер подотчетной суммы.
4. Сроки возврата денег.
5. Сроки подачи отчета о расходовании средств.
6. Соблюдение процедуры выдачи подотчетных денег лицам, отображенным в распоряжении.
7. Соблюдение процедуры выдачи средств лицам, которые отчитались по авансовым платежам.
8. Предупреждение о запрете на передачу подотчетных денег между сотрудниками.

Отдельно стоит сказать, что документальное отображение операций является неотъемлемой частью хозяйственной деятельности каждого предприятия.

При этом каждая операция должна сопровождаться оправдательным документом. На основании первичных документов впоследствии формируется бухгалтерский учет.

Если говорить о расчетах с подотчетными лицами, то обычно организации создают отдельный участок учета.

На небольших предприятиях обязанность по ведению первичного учета операций может быть возложена на бухгалтера, который осуществляет учет денежных расчетов.

Основные понятия

Ниже будут рассмотрено несколько базовых определений, которые встречаются в бухучете:

Кто осуществляет расчет

Выдачу подотчетных сумм осуществляет кассир на основании . При этом кассовые документы должны быть заверены директором и главным бухгалтером учреждения.

При выдаче подотчетных средств организация должна придерживаться . Наличные деньги выдаются из кассы предприятия на основании .

Что касается составления кассового документа, а также его последующей регистрации в , то этим занимается сотрудник, который отвечает за ведение подобных операций.

И только после этого документ передается кассиру для исполнения. Получателю подотчетных сумм документ на руки не выдается.

Такой порядок исключает внесение ошибочной информации в расходный документ. В результате чего кассир не понесет материальную ответственность за чужие ошибки.

Нормативное регулирование

Базовым нормативным документом, регулирующим трудовые правоотношения, является ТК РФ. Бухучет хозяйственных операций предприятия осуществляется на основании .

Для органов государственной власти разработан Единый план счетов бухучета (). Инструкция по его применению утверждена .

При осуществлении кассовых операций организациям и предпринимателям необходимо учитывать .

Порядок осуществления наличных расчетов утвержден Указанием Центробанка №3073-У.

В бюджетных учреждениях расчеты с подотчетными сотрудниками могут производиться на основании положений:

При этом выдача наличных денег может происходить путем их перечисления на банковскую карту работника. Для этого в положении о выдаче денег должна быть соответствующая оговорка.

Степень детализации разновидности выплат в локальном документе предприятие определяет самостоятельно. Аналогичная правовая позиция изложена в .

Выдача денег под отчет производится исключительно по распоряжению директора предприятия. Основанием для перечисления средств является .

Закон не предусматривает ограничений по сумме выплат. Но, если подотчетное лицо приобретает товары в интересах учреждения, то при расчете наличными деньгами нужно придерживаться лимитов, установленных для юридических лиц.

В рамках одного соглашения сумма платежа не должна превышать 100 тыс. руб. ().

На закупку продукции у одного поставщика установлены определенные ограничения. Закон также вводит годовой лимит на совокупную сумму закупок.

Поэтому предприятие должно контролировать на протяжении календарного года размер отчислений. Для этого нужно утвердить документ, определяющий порядок закупок через подотчетных работников.

В документе необходимо указать ответственное лицо, которое будет следить за тем, чтобы не был превышен лимит. Обычно для этой цели привлекают специалиста по закупкам.

После утверждения кандидатуры подотчетные сотрудники должны будут согласовывать заявления о выдаче денег на производственные нужды.

Авансирование допускается только при условии, что подотчетное лицо не имеет задолженности по деньгам, по которым пришло время для подачи авансового отчета (п.214 приказа Минфина №157).

Форма документа утверждена . Если сотрудник не отчитался в срок, то деньги ему не выдаются.

Следовательно, перед тем как выдать заявленную сумму денег бухгалтер должен проверить, чтобы не было дебиторской задолженности.

Если задолженность есть, тогда нужно проверить сроки предоставления отчета. Аванс выдается подотчетному работнику, если указанные сроки не истекли.

После их истечения подотчетный сотрудник обязан представить об использовании денег и документы, подтверждающие то, что полученные деньги оприходованы на приобретенные материалы.

Для этого сотруднику отводится 3-дневный срок. Проверка отчета проводится в срок, установленный директором в соответствующем распоряжении.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Перечень лиц имеющих возможность получать деньги под отчет определяется нормативной документацией или внутренними локальными актами предприятия.

Выдача денег должна сопровождаться , с отображением следующих данных:

• цель расхода;
• сроки;
• сумма аванса.

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации. Авансовый отчет служит письменным доказательством целевого применения выданных денег.

На его основании происходит списание средств. О том, как делаются проводки об израсходованных подотчетным лицом на производственные цели деньгах, будет сказано ниже.

Основные проводки

Проводки при выдаче аванса работнику коммерческого предприятия на командировочные издержки делаются так:

Отчет должен сопровождаться документами, подтверждающими понесенные издержки и то, что материалы поступили на предприятие.

По подотчетным суммам организация делает такие записи:

Сумма денег своевременно не возвращенная работником отображается так:

Удержание обозначенных сумм фиксируется так:

Бухгалтерские проводки при выдаче денег учреждения подотчетному работнику делаются так:

Увеличение дебиторки ответственного сотрудника происходит по факту оплаты им определенного товара через банковскую карту.

Поэтому бухгалтер должен контролировать расходные операции, чтобы вовремя отражать задолженность и обязательства организации.

При выполнении обязанностей необходимо руководствоваться должностной инструкцией бухгалтера.

Проводки при переводе денег на карту предприятия в течение одного операционного дня отражаются так:

Если зачисление денег на карту предприятия произошло на другой операционный день, тогда проводки делаются так.

Первая:

Вторая:

Если сотрудник снял поступившие на карту подотчетные деньги или оплатил ими товары, то проводка делается так:

После утверждения директором предприятия отчета записи делаются так:

При возврате денег запись делается так:

Как видно, не только выдача денежных средств отражается записью, но, и возврат подотчетных сумм.

Отражение в балансе (актив или пассив)

Расчеты с получателями подотчетных сумм отображаются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными работниками».

Если подотчетный работник потратил свои деньги, то они возмещаются предприятием, при условии, что сотрудник предоставит подтверждающие документы.

Проверка расчетов

Для проведения проверки расчетов предприятие может привлечь аудитора. Проверке подвергаются следующие документы:

1. Авансовые отчеты.
2. Журналы регистрации.
3. Список лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.
4. Сметы представительских издержек.
5. Заявления о выдаче денег.
6. Оправдательные документы.

Результатом проверки является аудиторское заключение. Этот документ имеет юридическую значимость для всех субъектов хозяйственной деятельности и государственных органов.

Так как они отвечают только за умышленное причинение вреда, включая ущерб, нанесенный в состоянии алкогольного опьянения. Поэтому такой категории работников подотчетные суммы не выдаются.

Какие могут возникнуть проблемы при инвентаризации?

Проверка состояния расчетов является частью инвентаризации, которая проводится накануне составления годовой отчетности ().

При описи могут возникнуть следующие проблемы:

1. Расхождения между фактическим имуществом и данными бухучета.
2. Невыплаченные суммы по оплате труда.
3. Необоснованная кредиторская или дебиторская задолженность.
4. Отсутствие приказа о подотчетных лицах, имеющих право получать деньги.
5. Несоответствие перечня лиц, которые могут получать подотчетные суммы фактическим данным.
6. Отсутствие авансовых отчетов по суммам, по которым истек срок подачи отчета.
7. Недостача оправдательных документов и др.

Как быть, если выдан аккредитив

Под аккредитивом подразумевается условное денежное обязательство банка, которое выдается по поручению клиента в интересах его контрагента.

На основании этого поручения кредитная организация должна будет произвести платеж поставщику. Основанием для перечисления денег являются документы, предусмотренные аккредитивом.

Если аккредитив открывает бюджетное учреждение, то его размер не должен превышать лимит соответствующего бюджетного финансирования. Проводки делаются следующим образом:

При предоставлении фальшивых документов

Первичные финансовые документы должны быть составлены в соответствии с требованиями российского законодательства.

Обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• код формы;
• дата составления;
• название организации, выдавшей документ;
• суть операции;
• наименование должностей лиц, которые ответственны за проведение операции;
• подпись уполномоченного сотрудника.

При отсутствии подписи главбуха документ считается недействительным и не должен приниматься к исполнению. Что касается подложных документов, то за их предоставление законом предусмотрена уголовная ответственность.

В ряде случаев расходование наличных денег осуществляется подотчетными лицами , которые получают деньги из под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Так, суммы командировочных расходов включают в (работ, услуг). В течение трех дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Составляется авансовый отчет с приложением оправдательных документов (билетов на проезд, счетов на проживание в гостинице и др.). Авансовый отчет утверждается руководителем организации. Неиспользованный остаток подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет либо не возвратило в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм, то из начисленной заработной платы эта сумма удерживается.

Учет подотчетных сумм ведется на активном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" . Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.

Учет всех подотчетных сумм ведется в журнале-ордере, где отражаются записи по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Основанием для заполнения этого учетного регистра являются расходные и приходные кассовые ордера, а также авансовые отчеты. Последние должны быть проверены арифметически и по существу, т. е. должна быть установлена необходимость и целесообразность расходов. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет на нем и на приложенных к нему документах корреспондирующие счета в соответствии с направлениями расходов.

По дебету активного счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются следующие операции

• кредит счета 50 "Касса".

Аналогичным образом отражается выдача сумм в возмещение перерасхода.

• дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",
• кредит счета 51 "Расчетные счета".

По кредиту счета 71 показывается главным образом списание выданных подотчетных сумм

• дебет счета 20 "Основное производство",
• дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы",

Аналогичным образом отражается списание подотчетных сумм, использованных на производственные нужды.

• дебет счета 44 "Расходы на продажу",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

• дебет счета 07 "Оборудование к установке",
• дебет счета 10 "Материалы",
• дебет счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей",
• дебет счета 41 "Товары",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

• дебет счета 50 "Касса",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

• дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
• кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

• дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",
• кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".